Sivun Sisältö
Sopivat tehtävät
Ratko-menetelmä tarjoaa keinoja työn analysoimiseen, järjestämiseen ja muotoiluun. Menetelmän avulla työntekijät tarkastelevat yhdessä perustehtäviään ja huomaavat mahdollisia päällekkäisyyksiä ja omaan perustehtävään kuulumattomia tehtäviä. Näiden löydösten perusteella mietitään, olisiko työnjakoa syytä muuttaa. Voisiko joistakin tehtävistä luopua? Saataisiinko näistä luovutettavista tehtävistä koottua jollekin toiselle uusi työtehtävä?
Katso video työnkuvan kokoamisesta
Menetelmällä on monta käyttötarkoitusta. Se sopii
- rekrytointeihin
- työssä jaksamisen tukemiseen
- työhön palaamisen järjestelyihin
- tehtävien räätälöintiin ja muotoiluun
- henkilöstön monimuotoisuuden parempaan hyödyntämiseen.
Ratko-työkalut on kehitetty STEAn rahoittamassa hankkeessa vuosina 2012-2016. Kehitystyössä oli mukana yhteensä kolmekymmentä yritystä ja (julkisen ja järjestösektorin) työnantajaa. Ratko on loistava työkalu organisaation monimuotoisuuden johtamiseen ja kehittämiseen. Tutustu monimuotoisuuden johtamisen asiantuntijan Aulikki Sippolan aiheesta kirjoittamaan kokonaisuuteen. Tietopakettiin sisältyy myös harjoituksia, joiden avulla pääset työstämään ajatuksiasi ja organisaatiosi käytäntöjä.
Tietopaketti ja harjoituksia monimuotoisuuden johtamiseen (pdf-tiedosto) »
Menetelmän vaiheet
Ratko-menetelmässä työtä tarkastellaan ja muotoillaan kolmessa vaiheessa.
1. Työn pilkkominen
Tässä vaiheessa henkilöstö purkaa perustyötehtävänsä osiin. Tuloksena on kuvaus tehtäväkokonaisuuksista ja niihin kuuluvista tehtävistä. Kuvausten avulla päästään tarkastelemaan yhdessä, mitä kukin tekee, ja löytyykö tekemisistä päällekkäisyyksiä.
2. Tehtävien jaottelu ydinosaamista vaativiin ja muihin tehtäviin
Kun työtehtävät on kuvattu visuaaliseen muotoon, niitä on aiempaa helpompi eritellä. Missä tehtävissä olemassa olevan henkilöstön ammattitaito, koulutus ja kokemus ovat välttämättömiä? Mitä erilaisella osaamisella ja työkyvyllä varustettu työntekijä voisi puolestaan tehdä? Onko työpaikalla tekemättömiä töitä, jotka kaipaisivat kipeästi tekijää?
3. Uuden työnkuvan kokoaminen
Jaottelun jälkeen työntekijät päättävät, mitä tehtäviä he olisivat valmiita/halukkaita luovuttamaan jollekin toiselle. Näistä irrotetuista palasista muotoillaan uusi työtehtävä, joka tehostaa koko työyhteisön toimintaa – tai tarvittaessa useita uusia työtehtäviä.
Työnkuvan käyttäminen
Valmiiseen työnkuvaan voidaan rekrytoida uusi työntekijä, työkokeilija tai vaikka oppilaitoksen työharjoittelija. Tehtävää saatetaan vielä muokata yksilöllisesti siten, että se sopii juuri valitulle tekijälle. Uutta työnkuvaa voidaan hyödyntää myös työkykyratkaisuissa, kuten työhön paluussa sairauslomalta tai työssä jaksamisen haasteissa.
Kun tehtävä ja sen tavoite on mietitty työyhteisössä etukäteen, uuden työntekijän on helppo tulla ja tarttua toimeen. Toisaalta työyhteisön on helppo vastaanottaa uusi tulija ja perehdyttää hänet työhönsä.
Toteutus työpaikalla
Työtehtävien muotoilu vaikuttaa usein koko työyhteisön työnjakoon. Siksi henkilöstön mukanaolo on ensiarvoisen tärkeää. Tämän varmistamiseksi prosessi tarvitsee aina vastuuhenkilön organisaatiosta. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että yhteiset päätökset myös jalkautuvat työpaikalle.
Päättäkää, ketkä henkilökunnasta osallistuvat mihinkin vaiheeseen. Jotkut asiat hoituvat yhteisellä tiedottamisella vaikkapa viikkopalaverissa. Työn analysoimiseen ja muotoiluun liittyvät vaiheet vaativat puolestaan henkilökunnan aktiivista panosta. Tätä työpajatyöskentelyä varten voidaan muodostaa vaikkapa työryhmä.
Työpajatyöskentelyä voi ohjata eli fasilitoida työpaikan esimies, työyhteisön jäsen tai ulkopuolinen Ratko-asiantuntija.
Fasilitointi Ratko-asiantuntijan palveluna
Ratko-palvelun asiantuntija muotoilee uuden tai muokkaa olemassa olevia työtehtäviä yhdessä organisaation työntekijöiden ja esimiesten kanssa. Hän toteuttaa työpajat organisaation tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti. Tutustu ja tilaa Ratko-asiantuntijapalvelu.
Ratko-menetelmään voidaan sisällyttää uuden työtehtävän vaativuuden ja työntekijän taitojen arviointi sekä näiden kahden vertaileminen. Tähän käytetään IMBA- ja Melba -nimisiä työkaluja. IMBAn ja Melban käyttämiseen tarvitaan aina koulutus.
Fasilitointi työnantajan toteuttamana
Työpajat voi toteuttaa myös työnantajan edustaja. Ohjeita työpajoihin löydät näiltä sivuilta.
Ratko-menetelmän käyttökoulutus
Vamlas järjestää koulutusta Ratko-menetelmän käyttämiseen yrityksille, muille organisaatioille ja työllistämispalveluille. Koulutusta järjestetään myös IMBAn ja Melban käyttämiseen.
Ohjeet Ratko-työpajoihin
Työpajojen kulkua ohjaa fasilitaattori. Hänen tehtävänään on pitää huoli siitä, että kaikkien näkemykset huomioidaan ja että työpaja etenee kohti tavoitetta ja pysyy aikataulussa. Fasilitaattori ohjaa työskentelyä ja siitä käytyä keskustelua. Alla on ohjeita jokaiseen Ratkon vaiheeseen ja itse fasilitointiin.
Työn pilkkominen
Työtehtävän pilkkomiseen sopii hyvin esimerkiksi mind map. Jokaista työtehtävää varten tarvitaan iso, mieluiten A3-kokoinen paperiarkki tai fläppipaperi sekä tusseja.
- Laita oma tehtävänimikkeesi keskelle paperia ja lähde jakamaan työtäsi isompiin tehtäväkokonaisuuksiin.
- Jatka pilkkomista yhä pienempiin ja tarkempiin tehtävävaiheisiin.
- Pilkkomisen voi tehdä myös ”ranskalaisilla viivoilla” eli listaamalla työtehtävät allekkain.
- Apuna voi halutessaan käyttää myös tietokonetta: tekstinkäsittelyohjelmia tai netin ilmaisia mind map -työkaluja.
Tehtävien jaottelu ja valinta
- Merkitse tekemääsi mind mappiin tai listaukseen ne tehtävät, jotka eivät kuulu omaan ydinosaamiseesi. Mistä tehtävistä haluaisit luopua? Millaisista tehtävistä luopuminen helpottaisi keskittymään perustehtävääsi?
- Listaa myös sellaisia mahdollisia tehtäviä, joille olisi tarvetta mutta joita kukaan ei vielä tee?
- Ajattele laveasti! Voit tehdä karsintaa myöhemmin. Mitä enemmän materiaalia on, sen parempi.
- Merkitse irrotettavat tehtävät tai tehtävävaiheet esimerkiksi ympyröimällä tai merkitsemällä ne eri värillä.
Uuden työnkuvan kokoaminen
Edellisissä kohdassa työpajan osallistujat pilkkoivat työtehtävät osiin ja jaottelivat ne ydinosaamista vaativiin ja muihin, luovutettaviin, tehtäviin. Tässä toisessa vaiheessa luovutettavista tehtävistä kootaan uusi tehtäväkokonaisuus tai uusia tehtäväkokonaisuuksia.
Uuden työnkuvan kokoamiseen tarvitaan post it -lappuja sekä tyhjä seinä tai iso fläppipaperi tai taulu.
- Jokainen osallistuja kirjoittaa määrittelemänsä ”luovutettavat tehtävät” post it -lapuille. Vain yksi tehtävä yhdelle lapulle!
- Laput käydään kiinnittämässä seinälle tai taululle mahdollisimman satunnaiseen, sekalaiseen järjestykseen.
- Laput ryhmitellään yhdessä.
- Ryhmittelyssä voi käyttää hiljaisen ryhmittelyn menetelmää: Tarkastelkaa aluksi lappuja hiljaa, puhumatta ja kommentoimatta ääneen. Siirtäkää sen jälkeen toistensa lähelle laput, joissa tuntuu olevan jotain yhteistä ja sukulaisuutta. Kuka tahansa saa siirtää lappuja mihin hyvänsä. Lappuja siirrellään niin kauan, kunnes kukaan ei halua enää muuttaa mitään. Fasilitaattori varmistaa, että kaikki ovat tyytyväisiä.
Fasilitaattorin muistilista
Valmistaudu työpajaan huolellisesti! Selvitä osallistujat ja kutsu heidät ajoissa. Varaa työpajalle sopiva tila. Kerää tarvittavat työvälineet (fläppitaulu, tussit, post it -laput ja maalarinteippi). Suunnittele ajankäyttö: paljonko aikaa käytätte mihinkin vaiheeseen. Jätä aikatauluun
pelivaraa.
Työpajassa tehtäväsi on luoda ryhmän työskentelylle hyvät puitteet ja rakenteet. Keskity ryhmän ohjaamiseen – älä kommentoi tai esitä omia mielipiteitäsi! Varmista, että kaikkien osallistujien näkemyksille, ideoille ja puheelle on tilaa.
Käy työpajan kulku selkeästi läpi. Kerro, mitä työpaja sisältää ja miten se etenee. Pidä huoli siitä, että kaikki tietävät, miksi paja järjestetään. Sovi työpajan osallistujien kanssa yhteisestä tavoitteesta ja kirjaa se esimerkiksi fläppipaperille.
Anna työskentelyohjeet yksi kerrallaan. Korosta, että ensin kuunnellaan ohjeet, ja työskentely alkaa vasta sen jälkeen. ”Seuraavaksi ryhmitellään tehtäviä. Kohta menette fläppipapereiden ääreen…” Kerro osallistujille, kuinka paljon aikaa tehtävään on käytettävissä. Kirjaa yhdessä puhuttuja asioita näkyviin.
Palaa lopuksi yhteiseen tavoitteeseen: päästiinkö siihen, mihin piti? Päättäkää lopuksi, miten pajan jälkeen jatketaan. Sopikaa aikatauluista ja työnjaosta!
Fasilitoinnista löytyy runsaasti kirjallisuutta ja ohjeita myös netistä. Katso vaikka Globaalikasvatuksen kokoama Fasilitaattorin työkirja.
