Sopivat tehtävät

Sopivat tehtävät

Ratko-menetelmä tarjoaa keinoja, joilla työtä voidaan analysoida, järjestää ja muotoilla. Niiden avulla työntekijät tarkastelevat yhdessä perustehtäviään. Silloin voidaan huomata mahdollisia päällekkäisyyksiä ja omaan perustehtävään kuulumattomia tehtäviä. Olisiko työnjakoa tarvetta muuttaa? Voisiko joistakin tehtävistä luopua? Saataisiinko luovutettavista tehtävistä koottua jollekin toiselle uusi työtehtävä?

Menetelmällä on monta käyttötarkoitusta. Se sopii

  • rekrytointeihin
  • työssä jaksamisen tukemiseen
  • työhön palaamisen järjestelyihin
  • tehtävien räätälöintiin ja muotoiluun
  • henkilöstön monimuotoisuuden parempaan hyödyntämiseen.

Ratko-työkalut on kehitetty yhteistyössä 30 työyhteisön kanssa STEAn rahoittamassa hankkeessa vuosina 2012-2016. Mukana oli yrityksiä sekä julkisen- ja järjestösektorin työnantajia. Menetelmä soveltuu mainiosti edistämään organisaation monimuotoisuuden johtamista. Tutustu monimuotoisuuden johtamisen asiantuntijan Aulikki Sippolan kirjoittamaan kokonaisuuteen aiheesta. Tietopakettiin sisältyy myös harjoituksia, joiden avulla pääset työstämään ajatuksiasi ja käytäntöjänne.

Tietopaketti ja harjoituksia monimuotoisuuden johtamiseen (pdf-tiedosto) »

Menetelmän vaiheet

Ratko-menetelmässä työn tarkastelu ja muotoilu etenevät kolmessa eri vaiheessa.

Työn pilkkominen

Tässä vaiheessa henkilöstö purkaa perustyötehtävänsä osiin. Tuloksena on kuvaus tehtäväkokonaisuuksista ja niihin kuuluvista tehtävistä. Kuvausten avulla päästään yhdessä tarkastelemaan, mitä kukin tekee. Nähdään myös, tehdäänkö jossain esimerkiksi päällekkäisiä töitä.

Tehtävien jaottelu ydinosaamista vaativiin ja muihin tehtäviin

Kun työtehtävät on kuvattu visuaaliseen muotoon, niitä on aiempaa helpompi eritellä. Missä tehtävissä olemassa olevan henkilöstön ammattitaito, koulutus ja kokemus ovat välttämättömiä? Mitä asioita puolestaan voisi tehdä erilaisella osaamisella ja työkyvyllä varustettu työntekijä? Onko työpaikalla tekemättömiä töitä, jotka kaipaisivat kipeästi tekijää?

 Uuden työnkuvan kokoaminen

Jaottelun jälkeen työntekijät päättävät, mitä tehtäviä he olisivat valmiita luovuttamaan jollekin toiselle. Näistä irrotetuista palasista muotoillaan uusi työtehtävä, joka tehostaa koko työyhteisön toimintaa. Tehtäviä voi olla myös monia.

Työnkuvan käyttäminen

Valmiiseen työnkuvaan voidaan rekrytoida uusi työntekijä, työkokeilija tai ottaa vaikkapa oppilaitoksen työharjoittelija. Tehtävää saatetaan vielä muokata yksilöllisesti siten, että se sopii juuri valitulle tekijälle. Uutta työnkuvaa voidaan hyödyntää myös työkykyratkaisuissa, kuten työhön paluussa sairauslomalta tai työssä jaksamisen haasteissa.

Kun tehtävä ja sen tavoite on mietitty työyhteisössä etukäteen, uuden työntekijän on helppo tulla. Toisaalta työyhteisön on helppo vastaanottaa uusi tulija ja perehdyttää.

Kehitysvammainen toissa kahvilassa
Kehitysvammainen nuori työskentelee kahvilan kassalla

Toteutus työpaikalla

Työtehtävien muotoilu vaikuttaa usein koko työyhteisön työnjakoon. Siksi siihen on tärkeää ottaa henkilöstö mukaan. Tämän varmistamiseksi prosessi tarvitsee aina vastuuhenkilön työpaikalta. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että yhteiset päätökset myös jalkautuvat työpaikalle.

Päättäkää, kuka henkilökunnasta osallistuu mihinkin vaiheeseen. Jotkin asiat hoituvat yhteisellä tiedottamisella vaikkapa viikkopalaverissa. Henkilöstön aktiivista panosta vaativat puolestaan vaiheet, joissa työtä analysoidaan ja muotoillaan. Tätä työpajatyöskentelyä varten voidaan muodostaa vaikkapa työryhmä.

Työpajatyöskentelyä voi ohjata eli fasilitoida työpaikan esimies, työyhteisön jäsen tai ulkopuolinen Ratko-asiantuntija.

Ratko-asiantuntijan palveluna

Ratko-palvelun asiantuntija muotoilee uuden tai muokkaa olemassa olevia työtehtäviä yhdessä organisaation työntekijöiden ja esimiesten kanssa. Hän toteuttaa työpajat työpaikan tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti. Tutustu ja tilaa Ratko-asiantuntijapalvelu.

Ratko-menetelmään voidaan sisällyttää työtehtävän vaativuuden ja työntekijän taitojen arviointi ja niiden vertailu. Tähän käytetään IMBA-Melba-nimisiä välineitä. Ne auttavat arvioimaan soveltuvuutta. IMBA-Melba-välineiden käyttämiseen tarvitaan aina koulutus.

Työnantajan itse toteuttamana

Työpajat voi toteuttaa myös työnantajan edustaja itse. Ohjeita työpajoihin löydät näiltä sivuilta.

Ratko-menetelmän käyttökoulutus

Vamlas järjestää koulutusta Ratko-menetelmän käyttämiseen yrityksille, muille organisaatioille ja työllistämispalveluille.

Koulutusta järjestetään myös IMBA-Melba -arviointivälineiden käyttämiseen.

Ohjeet Ratko-työpajoihin

Työpajojen kulkua ohjaa fasilitaattori. Fasilitaattori pitää huolta siitä, että kaikkien näkemykset huomioidaan, työpaja etenee kohti tavoitetta ja pysyy aikataulussa. Hän ohjaa työskentelyä ja siitä käytyä keskustelua. Alla on ohjeita jokaiseen Ratkon vaiheeseen ja itse fasilitointiin.

Työn pilkkominen

Työtehtävän pilkkomiseen sopii hyvin mind map. Jokaista työtehtävää varten tarvitaan iso, mieluiten A3-kokoinen- tai fläppipaperi ja tusseja.

  • Laita oma tehtävänimikkeesi keskelle paperia ja lähde jaottelemaan työsi ensin isompiin tehtäväkokonaisuuksiin.
  • Jatka jaottelua pienempiin ja tarkempiin tehtävävaiheisiin.
  • Pilkkomisen voi tehdä myös listaamalla työtehtävät vaikkapa tietokoneella tekstitiedostoksi. Netistä löytyy myös ilmaisia mind map -työkaluja, jos sellainen tuntuu luontevimmalta.

Työtehtävät pilkotaan mind map -menetelmällä

Tehtävien jaottelu ja valinta 

  • Merkitse tekemääsi mind mappiin tai listaukseen ne tehtävät, jotka eivät kuulu oman ydinosaamisesi alueelle. Mistä tehtävistä voisit luopua? Mistä luopuminen helpottaisi keskittymään perustehtävääsi?
  • Onko mahdollisesti vielä jotain sellaista, jota kukaan ei sillä hetkellä vielä tee?
  • Ajattele laveasti! Voit tehdä karsintaa myöhemmin. Mitä enemmän materiaalia on, sen parempi.
  • Merkitse irrotettavat tehtävät tai tehtävävaiheet vaikkapa ympyröimällä tai merkitsemällä ne eri värillä.

Mind mapista valitaan luovutettavat tehtävät

Uuden työnkuvan kokoaminen

Edellisissä kohdassa työpajan osallistujat pikkoivat työtehtävät osiin ja jaottelivat ne ydinosaamista vaativiin ja muihin, luovutettaviin tehtäviin. Tässä vaiheessa tarkoituksena on koota luovutettavista tehtävistä uusi tehtäväkokonaisuus tai -kokonaisuuksia.

Työntekijät kokoavat uuden työnkuvan luovutetuista tehtävistä

Tarvitset tässä vaihessa post it -lappuja ja tyhjän seinän tai ison fläppipaperin tai taulun.

  • Kirjoita määrittelemäsi ”luovutettavat tehtävät” post it – lapuille. Yksi tehtävänvaihe aina yhdelle lapulle.
  • Käy kiinnittämässä kirjoittamasi laput seinälle tai taululle mahdollisimman satunnaiseen, sekalaiseen järjestykseen.
  • Ryhmitelkää lappuja.
  • Ryhmittelyssä voit käyttää hiljaisen ryhmittelyn menetelmää: Tarkastelkaa aluksi lappuja hiljaa, puhumatta ja kommentoimatta ääneen. Siirtäkää sen jälkeen toistensa lähelle laput, joissa tuntuu olevan jotain yhteistä ja sukulaisuutta. Kuka tahansa saa siirtää lappuja mihin hyvänsä. Lappuja siirrellään niin kauan, kunnes kukaan ei halua enää muuttaa mitään. Varmista, että kaikki ovat tyytyväisiä.

Katso video työnkuvan kokoamisesta

Fasilitaattorin muistilista

Valmistaudu huolella työpajaan! Selvitä työpajan osallistujat ja kutsu heidät ajoissa. Varaa työpajalle sopiva tila. Kokoa tarvittavat työvälineet (fläppitaulu, tussit, post it -laput ja maalarinteippi). Suunnittele ajankäyttö: miten kauan käytätte mihinkin vaiheeseen aikaa? Jätä pelivaraa aikatauluun.

Työpajassa tehtäväsi on luoda ryhmän työskentelylle hyvät puitteet ja rakenteet. Keskity ryhmän ohjaamiseen – älä kommentoi tai esitä omia mielipiteitäsi! Pidä huolta, että kaikkien osallistujien näkemyksille, ideoille ja puheelle on tilaa.

Käy työpajan alussa lävitse sen kulku: Kerro, mitä työpaja sisältää ja miten se etenee. Pidä huolta siitä, että kaikki tietävät, miksi paja järjestetään. Sovi työpajan osallistujien kanssa yhteisestä tavoitteesta: Mihin meidän pitäisi tässä työpajassa tänään päästä? Kirjaa tavoite esimerkiksi fläppipaperille.

Anna työskentelyohjeet yksi kerrallaan. Korosta, että ensin kuunnellaan ohjeet, minkä jälkeen alkaa työskentely. ”Seuraavaksi ryhmitellään tehtäviä. Kohta menette fläppipapereiden ääreen…” Kerro osallistujille, kuinka paljon tehtävään on käytettävissä aika. Kirjaa yhdessä puhuttuja asioita näkyviin, esimerkiksi fläppipaperille.

Palaa tavoitteeseen lopussa: pääsimmekö siihen, mihin meidän piti päästä? Päättäkää lopuksi, miten pajan jälkeen jatketaan. Sopikaa aikatauluista ja työnjaosta!

Fasilitoinnista löytyy runsaasti kirjallisuutta ja ohjeita myös netistä. Katso vaikka Globaalikasvatuksen kokoama Fasilitaattorin työkirja.